Máy photocopy được sử dụng dựa trên nguyên lý: lợi dụng điện xung áp cực cao để phóng điện, lợi dụng ánh sáng tác dụng hình thành phần in kín để chụp tài liệu. Khi sử dụng máy, đèn thủy ngân cao áp hoặc tia lửa điện (có chứa một lượng lớn tia cực tím) có tác dụng biến đổi oxy trong không khí thành ozone.
Theo các kết quả nghiên cứu đã công bố, cơ thể rất nhạy cảm với khí ozone: khi làm việc trong môi trường có nồng độ khí ozone từ 10mg/m3 trở lên, nếu không có biện pháp bảo vệ, phổi sẽ tồn đọng một lượng khí ozone lớn dẫn đến bệnh sưng phổi nước nhiễm độc tính. Riêng những người tiếp xúc máy photocopy trong thời gian dài có nguy cơ bị các bệnh về đường hô hấp như: ho, mũi họng khô, khó thở, viêm khí quản..... Ở mức độ nặng hơn, sẽ xuất hiện những bệnh lý liên quan đến thần kinh như đau đầu, chóng mặt, giảm thị lực và khả năng miễn dịch...
Chưa kể các loại mực của máy photocopy (mực nước, mực bột) cũng có tác hại không nhỏ đối với sức khỏe. Chẳng hạn mực bột được sản xuất từ nguyên liệu than đen đặc biệt; ôxít cácbon thơm trong than đen không những có khả năng làm thay đổi kết cấu của tế bào nhiễm sắc thể bình thường mà còn có thể gây ung thư. Còn mực nước được làm từ mực bột có hòa trộn dung dịch ôxít cácbon. Dung dịch này dễ sôi ở nhiệt độ thấp, dễ bốc hơi và nếu điều kiện thông gió trong phòng không tốt, bụi than đen bám lại trong phòng sẽ tăng nguy cơ gây bệnh cho những người làm việc với máy.
Để giảm bớt tác hại của máy photocopy, người trực tiếp đứng máy nên tránh nhìn vào ánh sáng phát ra từ máy, đậy nắp máy trước khi vận hành, cách này sẽ giúp hạn chế việc phóng thích ozone ra bên ngoài. Kế đến, cần chú ý đến nơi đặt máy, không nên đặt nhiều máy photocopy quá sát nhau trong phòng làm việc kín. Chỗ đặt máy cần phải thông thoáng, nếu có gió tự nhiên và ánh sáng mặt trời thì càng tốt. Để bảo đảm cho sức khỏe, người đứng máy nên mang khẩu trang khi vận hành máy, tránh sao chụp liên tục. Đứng máy khoảng một tiếng thì nên dừng nghỉ 5 – 10 phút. Ngoài ra, mực in nên chọn loại ít thành phần độc hại như chì hay những chất hữu cơ khó phân hủy (POP).
